Formula er en dansk koncern der består af 85 ansatte, fordelt over 10 selskaber i Danmark.
Hos Formula er der plads til alle slags kunder, uanset anledning og baggrund. Her er der nemlig fokus på passionen og fællesskabet, der ligger bag kærligheden til de eksklusive biler.

Vækst førte til nye behov -og et nyt lønsystem

Formula var som udgangspunkt tilfredse med deres tidligere lønsystem, men i takt med virksomhedens vækst, begyndte det tidligere lønsystem at være for tidskrævende at arbejde i. Jo flere medarbejdere de blev, jo mere oplevede de at systemet funktionsmæssigt begyndte at mangle.

” ..i takt med at vi langsomt blev flere og flere medarbejdere, så blev det mere og mere tidskrævende at køre lønnen “

Udtaler Thomas Larsen, Økonomichef hos Formula.

På baggrund af væksten blev det tydeligt for Thomas, at lønopgaven blev mere og mere tidskrævende. Der var derfor skabt grundlag for at finde et nyt lønsystem, der kunne optimere tiden på lønopgaven, og samtidig et system der var moderne og kunne følge med i Formulas vækst.

Selvom Formula havde indset at de blev nødt til at finde et lønsystem, der kunne gøre lønadministrationen mere effektiv, var det dog stadig en opgave der vakte bekymring hos Thomas.’

” Når man taler om løn er der ingen tvivl om, at det måske nok er et af de vigtigste elementer i en virksomhed. Det er noget der bare SKAL fungere, for hvis der er noget galt i en lønkørsel, kan det få store konsekvenser hele vejen rundt i virksomheden. Netop dette er nok også årsagen til at vi, og mange andre, er lidt forsigtige med at skifte et lønsystem, som i bund og grund fungerer ok. “

Fik Zenegy anbefalet gennem netværk

At skifte lønsystem ér en stor beslutning og det er en opgave hvor der bliver typisk bliver brugt mange timer på research og overvejelser, inden den endelige beslutning bliver taget.
Thomas Larsen har erfaring med de fleste af lønsystemerne på det danske marked.

” Jeg har qua mit tidligere job som revisor stiftet bekendtskab med rigtig mange lønsystemer, både som lønmodtager, men også som administrator. “

Denne erfaring, sammenholdt med anbefalingerne de fik fra eksisterende Zenegy kunder, førte til at valget faldt på Zenegy.

Onboarding med hjælp fra A til Z

For at sikre at alt data blev overført korrekt, og at systemet blev opsat rigtigt, benyttede Formula sig af fuld onboarding. Ved fuld onboarding hjælper en onboarding konsulent fra Zenegy virksomheden gennem hele onboarding processen, sørger for at al data og opsætning er korrekt og besvarer de spørgsmål, der kan opstå i processen. På denne måde kunne Formula med ro i sindet vide, at alt var korrekt fra starten og at lønnen ville køre uden problemer allerede fra første lønkørsel.

” Vi havde et rigtigt fint forløb med en af medarbejderne fra onboarding teamet. Hun tog os egentligt i hånden fra start og til vi var fuldt onboardet, hvilket var rigtigt dejligt da løn jo er et særligt følsomt område, og der nemt kan gå meget galt. “

Lønprocessen er blevet mere effektiv – har sparet 1-2 dage

Efter skiftet har Formula oplevet en mærkbar effektivisering af deres lønkørsel, og de bruger nu markant mindre tid på at lave løn end før. Ifølge Thomas har de sparet 1-2 dage på lønkørslen, sammenlignet med før.

” Ja, jeg har sparet meget tid vil jeg sige. Det har effektiviseret mange processor og samtidig tilført nogle smarte features til huset generelt, herunder bl.a. Outlook integrationen. “

I takt med at Formula vækster med flere nye medarbejdere, er det afgørende at lønprocessen er effektiv og kan tilpasses virksomhedens behov.

Globale værdier sparer tid

De globale værdisæt, som er en Zenegy funktion der gør det muligt at lave masse opdateringer på flere eller alle medarbejdere på én gang, vil fortsat spare Formula for mere og mere tid, i takt med at de bliver flere og flere medarbejdere. Og hos Formula har de allerede mærket effekten af de globale værdier.

” Et eksempel på hvor det har effektiviseret vores processer markant er, at meget af det kan bygges op omkring globale værdier. Dvs. har du nogle faste satser på forskellige områder, som måske ændres én gang årligt, så kan du nemt ændre satsen et sted, og så bliver det automatisk rullet ud på alle medarbejdere, der er tilknyttet værdien. Det er super smart. “

Medarbejder appen skaber begejstring og mere gennemsigtighed for alle i virksomheden
Efter medarbejderne er begyndt at bruge Zenegys medarbejder app har de oplevet, at det er blevet nemmere at foretage registreringer. Nu kan de nemlig registrere ferie, fravær, kørsel og udlæg direkte i appen. Herefter bliver registreringerne automatisk sendt til godkendelse hos nærmeste leder. Medarbejderen kan dermed følge med i, hvornår de forskellige registreringer bliver godkendt eller afvist.

” Det jeg hører rundt om i huset er, at de er meget glade for de muligheder der er for at registrere ferie, kørsel osv. via app’en. “

Det betyder også færre spørgsmål til den lønansvarlige, der ikke længere skal bruge tid på at besvare spørgsmål omkring ferie mm. Både den lønansvarlige og medarbejderne har oplevet skiftet til Zenegy positivt, og ser systemet som både brugervenligt og også visuelt pænt, bl.a. er det et hit at der nu kan sættes logo på lønsedlerne.

” Outputtet fra systemet, dvs. lønsedlerne, har også et meget pænere design, end de gamle, bl.a. er der mulighed for at sætte logo på lønsedlerne.”

Når adspurgt hvad det vigtigste var, da valget faldt på Zenegy udtaler Thomas:

” Det har nok været den meget velfungerende app, som Zenegy har udviklet. Den er rigtig nem at navigere rundt i, lønsedlerne er meget let tilgængelige og sidst men ikke mindst, så er det super nemt som medarbejder at indrapportere ferie, kørsel osv., hvorefter det kommer videre i et godkendelsesflow.”

Fundet hjælp hos supporten

Efter det endte onboarding forløb, og den indledende periode, er Formula nu rigtigt kommet i gang med at bruge systemet. Når der er opstået spørgsmål har de fundet svar hos vores support, på enten tlf. mail eller chat.

” Vi har hele vejen igennem oplevet rigtig fin support fra teamet hos Zenegy, og har løbende taget alle de smarte funktioner mere og mere i brug, så vi i dag egentlig mærker den fulde effekt af hvad systemet kan. “

 

” Jeg vil både rose supporten generelt og især vores onboarding medarbejder, der stadig i dag er meget hjælpsom hvis jeg tager fat i hende omkring et ønske eller en problemstilling.”

” Der er så mange små ting der er blevet bedre og nemmere end tidligere, at det kan være svært at huske dem alle. Men én ting er sikkert, det er et skifte vi i hvert fald ikke har fortrudt. “

Thomas Larsen
Økonomichef, Formula

Se videoen om Formulas skifte til Zenegy